Рукописні матеріали з фондів Інституту видаються дослідникам лише у читальних залах Інституту рукопису: відділу фондів рукописної спадщини (32 місця) та відділу фонду юдаїки (6 місць).

У читальних залах працюють консультанти — фахівці Інституту, які допомагають дослідникам отримати додаткову інформацію про склад документів та можливість їх пошуку. Співробітники, зокрема, за допомогою баз даних, створених в Інституті.

Користувачами рукописного фонду є працівники системи Національної академії наук України, викладачі та студенти останніх курсів вищих навчальних закладів, аспіранти, співробітники музеїв, представники преси, громадських організацій тощо.

Режим роботи читальних залів

Відділу фондів рукописної спадщини

Режим роботи

Відділу фонду юдаїки

Режим роботи

Кожен останній робочий день місяця — санітарний

Правила запису до читальних залів ІР

Для користування фондами ІР НБУВ дослідник, крім читацького квитка, має надати офіційний лист-клопотання з місця роботи чи навчання та заповнити анкету-заяву. У листі-клопотанні зазначаються прізвище, ім'я та по-батькові дослідника, його посада і звання, тема роботи, її хронологічні межі та мета дослідження, дата оформлення листа. Лист повинен бути надрукований на фірмовому бланку організації за підписом керівника установи чи його заступника і завірений «мокрою» печаткою. Установа, що видала лист-клопотання, разом з дослідником несе відповідальність за коректне користування документами та інформацією, що міститься в них. У виняткових випадках, обов’язково за наявності паспорта, читачі допускаються до фондів ІР за тимчасовим читацьким квитком строком на 3 місяці, а за разовою перепусткою – тільки для ознайомлення з каталогами ІР.

Умови видачі рукописів до читальних залів ІР

Замовлення на видачу рукописів виконуються через день від дати замовлення з 10-ї години ранку, а книжки з підручного фонду – в той самий день протягом 15–30 хвилин. У суботу дослідники можуть користуватися рукописами та виданнями, залишеними на бронеполицях. Видача рукописів читачам припиняється за годину до зачинення читального залу.

Видаються тільки опрацьовані та поставлені на облік рукописні матеріали задовільної фізичної збереженості. Оригінали унікальних документів, що потребують ремонту або реставрації, не видаються (за наявності копій – видаються копії). У виняткових випадках видача унікальних рукописів узгоджується з директором ІР чи його заступником з урахуванням конкретних обставин.

Інвентарні описи, унікальні та особливо цінні документи, а також інші категорії документів обмеженого користування видаються з дозволу директора ІР чи його заступника і на бронеполицях не залишаються.

Працюючи з унікальними рукописними документами та особливо цінними рукописними книгами з фондів Інституту рукопису для мінімізації їх ушкодження дослідники мають вдягати спеціальні білі рукавички. Бажано приносити їх з собою. За відсутності власних рукавичок їх можна отримати на кафедрі у чергового працівника.

Порядок користування фондами ІР

Кількість прийнятих за один раз замовлень не повинна перевищувати 5 одиниць. Наступні замовлення на рукописи та книги з підручного фонду виконуються лише після повернення раніше отриманих документів.

Документи здані читачем до архівосховища, можуть повторно замовлятися ним за півроку.

Максимальна кількість рукописних документів, які одночасно можуть бути у читача в користуванні, становить: або 2 рукописні книги, або 3 одиниці зберігання архівних документів (якщо загальний обсяг аркушів не перевищує 100 арк.), або 10 листів, а також 5 книг з підручного фонду. За наявності копій цих документів видаються копії.

У разі невідвідування читального залу читачем без попередження впродовж двох тижнів підготовлені документи повертаються до сховища.

Платні послуги

Платні послуги Інституту рукопису узгоджуються з "Переліком платних послуг, що надаються Національною бібліотекою України імені В. І. Вернадського".

Дослідники можуть замовити копіювання документів, що зберігаються в Інституті. Виконується мікро- та фотокопіювання окремих частин рукописних матеріалів (повне копіювання матеріалів не дозволене). Ксерокопіювати документи заборонено. Крім плати за виконання копій, дослідники сплачують за право копіювання документів.

Користуватися власною камерою можна тільки з дозволу керівництва Інституту. Якщо дослідник використовує власну камеру для копіювання документів, то він сплачує лише за право копіювання.

Інші платні послуги:

• письмова довідка на читацьке замовлення про наявність рукопису у фондах ІР;
• проведення екскурсій;
• організація курсів підвищення кваліфікації та стажування.

Науково-довідковий апарат на фонди ІР

Інформацію про фонди Інституту рукопису читачі отримують через систему науково-довідкового апарату, що складається з системи каталогів (традиційних карткових та електронних), архівних описів фондів та опублікованих каталогів і науково-інфромаційних видань ІР.

80% інформації про склад та зміст рукописних та архівних документів ІР зосереджено в карткових каталогах: фондовому, іменному, предметно-тематичному та хронологічному.

Інформація про особові архівні фонди, описані впродовж останніх 10 років, міститься в архівних описах, з якими можна ознайомитися в читальних залах ІР.

Фонди науково-довідкової бібліотеки (підручного фонду) Інституту представлено систематичною та алфавітною картотеками.

Розпочато роботу з поступового переведення карткових каталогів Інституту в електронний вигляд, що в майбутньому відкриє дистанційний доступ до них.