Відділ організації та обслуговування основним фондом

Відділ створено в 1918 році

Відділ організаціі та обслуговування основним фондом здійснює комплекс робіт із питань обліку, зберігання та забезпечення фізичного збереження інформаційних ресурсів фонду основного зберігання (далі - ФОЗ) Бібліотеки відповідно до визначених йому функцій бібліотечно-інформаційної роботи. Відділ також здійснює дослідження прикладних аспектів задоволення замовлень користувачів на документи з ФОЗ та впроваджує їхні позитивні результати в практичну діяльність.

Основні завдання

Формування‚ комплектування й організація документів у фонді основного зберігання й забезпечення їх використання.
Оперативне і якісне бібліотечно-інформаційне обслуговування всіх категорій користувачів НБУВ документами з фонду основного зберігання.
Забезпечення збереження документів з фонду основного зберігання у процесі їх зберігання.
Координація прикладних фондознавчих питань між структурними підрозділами НБУВ; надання методичної допомоги бібліотекам мережі НАН України щодо організації фондів та бібліотечно-інформаційне обслуговування користувачів.

Напрями діяльності

У галузі наукових досліджень:

дослідження структури, процесів формування, оптимізації складу фондів;
розробка організаційно-технологічних аспектів удосконалення процесів бібліотечно-інформаційного обслуговування користувачів документами з ФОЗ;
робота з питань удосконалення системи обслуговування користувачів шляхом впровадження новітніх інформаційних технологій;
узагальнення результатів досліджень за профілем діяльності відділу, розробка рекомендацій щодо їх впровадження в практику роботи відділу.

У галузі прикладної діяльності:

обґрунтована організація та облік документів, які надходять до ФОЗ та інших структурниз підрозділів Бібліотеки;
формування довідково-пошукового апарату шляхом відображення інформації про документи в топографічному каталозі Відділу;
виявлення лакун документів у фонді та вирішення питань щодо можливості їхнього доукомплектування;
перегляд фонду "de vizu", дослідження та оцінка його фізичного стану;
виконання замовлень користувачів на документи з ФОЗ та контроль за своєчасним поверненням їх на місця постійного зберігання;
систематичний моніторінг незадоволених замовлень користувачів на документи з ФОЗ;
проведення санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях книгосховища та документів, які в них зберігаються.

Бібліотечно-бібліографічне та інформаційне обслуговування читачів

Приймання замовлень встановленого зразку на документи з фонду основного зберігання від користувачів, консультантів, відділів та філій НБУВ.
Перевірка наявності екземплярів документів у підсобних фондах читальних залів.
Диспетчерський контроль за виконанням технологічної інструкції “Шлях замовлень документів користувачами в Національній бібліотеці України імені В. І. Вернадського”.
Забезпечення обслуговування читачів документами з відділу організації основних фондів.
Організація та виконання комплексу заходів по забезпеченню збереження документів у процесі обслуговування користувачів.

Інформаційно-консультативне обслуговування читачів

Проведення консультативної роботи з читачами щодо замовлення та отримання документів з фонду основного зберігання.
Виконання усних бібліотечних довідок.
Продовження терміну користування документами.

Приймання замовлень

Приймання замовлень від користувачів здійснюється співробітниками на АРМі "Приймання замовлень".
Для отримання літератури з основного фонду зберігання заповнюється бланк замовлення встановленого зразка кульковою або чорнильною ручкою.
Кількість прийнятих замовлень від одного користувача щогодини не повинна перевищувати 7 замовлень, із них - два річних комплекти журналів, з розрахунку 12 номерів на одне замовлення.

Правила оформлення замовлень: на замовленні, що заповнюється користувачем, обов'язково вказується: № читацького квитка, дата, шифри зберігання документа у НБУВ, автор, назва, рік і місце видання, чітко прописується прізвище користувача.
Для замовлення періодичних видань слід додатково вказати том, №, випуск та серію журналу.

Зразок оформлення замовлень на книги
Зразок оформлення замовлень на періодичне видання
У суботу та неділю книгосховище не працює.