Відділ архівознавства і документознавства

Відділ створено в 1968 році
Відділ входить до складу Інституту архівознавства

Відділ архівознавства і документознавства – це структурний підрозділ ІА НБУВ, що здійснює комплексне дослідження організації формування НАФ в системі науково-дослідних установ, що перебувають у віданні НАН України та зберігання, обліку і забезпечення доступу до архівних документів. У своїй діяльності керується Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, постановами і розпорядженнями Президії НАН України, правилами, інструкціями і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України в галузі документознавства і архівної справи, Статутом НБУВ, положеннями про Архівний фонд НАН України, Експертно-перевірну комісію НАН України, Інститут архівознавства НБУВ та відділ.

Функції відділу виконувалися Центральним науковим архівом Академії наук від початку його створення, в 1968 р. З перших місяців почалася робота з академічними науково-дослідними інститутами щодо створення архівних підрозділів, їх комплектування, формування архівних фондів та удосконалення організації документообігу як запоруки проведення якісної експертизи цінності документів. З 1969 р., організована на базі архіву, Експертно перевірна комісія почала розгляд описів справ на документи архівних фондів академічних установ, розроблені за консультативної підтримки кураторів з числа працівників Центрального наукового архіву. Статус науково-дослідного підрозділу відділ отримав у 1993 р., тоді він мав назву Відділ документознавства, сучасна назва – Відділ архівознавства і документознавства – закріплена з 2001 р.

Завдання та функції

Дослідження процесу формування та складу документальних фондів установ НАН України як складової Архівного фонду НАН України, розроблення шляхів його оптимізації;
організація формування Архівного фонду НАН України шляхом виявлення джерел формування, складання та ведення списку установ НАН України - джерел формування Архівного фонду НАН України, які передають документи до ІА НБУВ;
організація експертизи цінності документів, нагромаджених у діяльності наукових установ НАН України;
організація державного обліку документів НАФ, що зберігаються в архівах наукових установ НАН України;
розробка нормативних та науково-методичних документів з діловодства і архівної справи в НАН України, в тому числі, з питань комплектування, наукової експертизи, опрацювання та зберігання документів, створення до них довідкового апарату.

Відділ вивчає роботу, здійснює контроль та надає науково-методичну, консультаційну та практичну допомогу службам діловодства та архівам установ НАН України в організації і проведенні експертизи цінності документів, з питань документування їх діяльності, зокрема, з розробки інструкцій з діловодства, номенклатур справ, формування справ, підготовки їх до передавання в архів, складання описів на документацію постійного та довготривалого зберігання, організацію роботи наукового архіву.

За результатами роботи відділ готує пропозиції щодо покращення стану діловодства і архівної справи для розгляду на засіданнях Президії та бюро відділень НАН України, дирекції та вчених рад установ НАН України; здійснює впровадження своїх науково-дослідних та науково-методичних розробок в практику роботи відповідних структурних підрозділів установ НАН України, зокрема і шляхом проведення семінарів для установ НАН України.

На базі відділу організовано роботу Експертно-перевірної комісії Національної академії наук України з експертизи цінності документів академічних установ.

Напрями діяльності

Основні напрями науково-дослідної, науково-методичної, науково-організаційної та практичної діяльності відділу зосереджені на питаннях теоретичного та методичного розв’язання проблем архівознавства та документознавства в архівній системі НАН України і спрямовані на формування, наукове вивчення структури та оптимізацію складу Архівного фонду НАН України, зокрема в архівних фондах установ НАН України, на раціональну організацію документів у діловодстві установ НАН України; наукову експертизу, відбір, наукове описування, облік та використання архівних документів установ НАН України, вдосконалення науково-довідкового апарату до них.